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利用ERP 系统降低成本

作者:本网编辑 文章来源:SSA全球科技有限公司  点击数:3837  发布时间:01-09
制药企业一直是ERP 技术的主要投资者.目前,制药企业在IT方面投资占年收入的5%.

制药企业一直是ERP 技术的主要投资者。目前,制药企业在IT方面投资占年收入的5%。面对大量可供采用的技术,为什么唯独 ERP 在制药业如此受到青睐呢? 在分析其深层原因时,应关注这一行业决定其技术构成总体特征的运作趋势。业内发展趋势对制药企业不断提出新的要求,这在一定意义上说明了,为什么 ERP 工具是制药企业技术库的重要组成部分。

与其他行业一样,随着互联网进入工作环境,以及现代化计算机运行能力的提升,制药业的高科技应用也取得了长足的进展。在整个行业领域,IT 系统已占有举足轻重的地位,并且减少日常工作中的手动操作,从而为降低成本、优化流程、提高工作效率提供了巨大的发展空间。在这种工业化技术蓬勃发展的时代,企业资源管理(ERP)系统由于其具备迅速改善工业流程管理水平的能力,进而提高企业的运营效率,已成为业内重点投资项目。ERP 一词指由多个模块化应用软件支持、提高企业重要业务流程管理水平的各种活动。其中包括产品计划、采购、库存管理、供应商协同、客户关系管理(CRM)和订单跟踪等。

制药企业一直是ERP 技术的主要投资者。调研机构 AMR Research 在最近的一份报告中指出,目前,制药企业在IT方面投资占年收入的5%(资料来源:AMR Research 2002)。尽管这一数字可能低于预期,但相比之下,其他行业(如汽车、石油、天然气等)在 IT方面的投资仅接近其年营收的2%。在这5% IT 系统投资中,ERP 占了相当大的比重。不过,面对大量可供采用的技术,为什么唯独 ERP 在制药业如此受到青睐呢? 在分析其深层原因时,应关注这一行业决定其技术构成总体特征的运作趋势。业内发展趋势对制药企业不断提出新的要求,这在一定意义上说明了,为什么ERP 工具是制药企业技术库的重要组成部分。

市场发展趋势对ERP 系统作用的影响

行业管理条例

在采用新技术及专用 ERP 工具时,制药企业不得不考虑这一行业实行的日益严格的监管制度。由于行业监管条例不断修订并在行业内部强制执行,从业者必须保证自己的生产流程满足监管机构的要求。随着对企业保存批次、实验记录、规格标准、库存量等完整工艺文件的要求越来越严格,制药组织感到必须采用既满足监管机构要求,又能提高工作率的新的管理方法。由于要求的复杂性,以及应用技术可以减少人为差错,大部分企业现已通过IT 系统来实现业务流程的自动化,包括维护相关记录。于是,ERP 技术在这一行业中,引起了企业的广泛兴趣。他们希望通过技术来执行并管理需要遵守条例规定的各种业务流程。

但是,通过技术为行业规定的执行提供保证本身也存在新的挑战。监管机构称,基于 IT (如ERP 系统)运作业务流程的企业,必须出具备案文件证明系统的功能运行和执行能力符合监管条例的规定。这意味着,制药组织内部运行的每一种 ERP 应用的设置必须保证其运行的功能及功能运行环境符合管理规定并备案。而且,这些设置必须能够接受监管机构必要的测试、检验、预告和检查。

行业条例的不断完善制药组织采用 ERP 工具有着重要影响,决定了ERP 产品的部署方法并促进 ERP 产品的开发,满足这些企业的需求。因此,当今企业软件供应商,如SSA Global系统软件联合全球科技有限公司,专门针对制药业的需求开发了 ERP 产品,帮助组织在政府机构制定的行业管理条例框架内规范运营,如美国食品及药物管理局、欧盟的 EMEA 和英国的MCA 等机构。各种制药业专用产品的推出促进了制药业 ERP 技术的发展,成为满足监管机构严格管理要求环境下的专用技术。

购并与重组活动

除遵守行业管理条例外,ERP 工具还受到来自制药业内部购并和战略重组的影响。例如,最近GlaxoWelcome 与 Smithkline Beechams,Pfizer 与 Pharmacia 相继完成购并。在降低研发和新药制造成本因素的驱动下,更多的企业为避免产生组织整合后的相关问题,越来越感到需要 ERP系统。如此多的大型组织购并和重组后,大量依从监管条例运作的业务流程,由于需要对一个以上组织进行综合管理,从而面临更加严峻的挑战。ERP 工具可以整合离散的数据源、不同的业务流程和功能,对其有效地加以集成,从而大大缩短了企业跨区域数据采集的时间并节省了成本。由此可以看出,在制药企业完成购并和重组过程中,ERP 系统在降低成本、提高效率方面所发挥的作用。现在,我们讨论为什么说 ERP 是一种增值的工具。重要的是,ERP 产品必须直接表现出投资回报才能促使企业做出投资决策。

相关利益各方的要求

随着制药企业运营关乎利益方面的增加,不断变化的制药业运营环境也对相关利益各方提出了挑战。今天,分销商或保健品批发商、保健专家、健康管理组织、医院和患者等不胜枚举的方方面面,都已成为制药业相关的利益群体。制药业对人们承担的责任比以往更大了。因此,必须保证采用的技术能够支持业务流程满足行业管理条例的要求,按照最佳实践开展运营。这种情况下,制药企业面临着尽可能投资最实用的技术,满足自身及相关利益各方要求的压力。这种情况迫使技术供应商必须开发切合实际的产品,应对制药业不断变化的需求。这样,他们推出的解决方案才能真正反映制药业的需求。

这些趋势综合在一起决定了制药业 ERP 的特点,并且改变了供应商为这一行业领域客户提供产品的设计理念。制药业严格的行业管理,加之业务环境的不断变化使 ERP 技术的作用发生了改变。而且,ERP 作为最终用户组织的管理工具,要求其对行业流程有更强的控制能力。而对于企业来说,则希望 ERP产品能够帮助他们降低成本,提高工作效率。因此,ERP 必须满足上述两方面的要求。于是,供应商与制药业客户展开了紧密的合作,为他们提供更有针对性的解决方案。今天的 ERP 产品已能全面反映这一行业的组织运营要求。例如,SSA Global 系统软件联合全球科技有限公司最近推出了 ERP 新版旗舰产品BPCS v8.2。按照制药业客户的要求,产品开发了电子签名和电子记录功能。

制药业 ERP 系统功能

批次管理与配方管理

目前,制药生产过程中已采用ERP 系统控制批次管理。按照行业条例规定,制药厂必须对药品生产过程中的每个产品批次作详细记录。而且更重要的是,必须能够通过这些记录跟踪各种产品的成份。不仅如此,由于药品生产属于批次加工行业,企业需要对每一加工批次进行跟踪,保证这些产品与库存记录正确地互见参照。同时,控制管理配方保证产品功效也是 ERP 解决方案应具备的控制记录功能。同样,每个批次的配方也必须能够按照要求进行跟踪。ERP 技术可以存储配方、批次和库存量,随时为供应链提供特定批次的快照。

这是行业管理的重要组成部分,所有制药企业必须在这一框架下从事运营,使企业在规范化的环境下生产药品,并且可以显著减少人工录入作业,避免发生人为错误的风险。

预测与生产进度

由于制药业竞争的加剧,ERP 技术在药品生产预测和进度安排方面发挥着重要作用。为提高自身在业内的竞争力,以及相关利益方面数量的增加,企业需要通过相应的技术来应对客户对药品不断变化的需求。市场上存在大量同类产品,如果提供的常用药品不能满足需求,客户自然转向其他产品或功效类似的代用品。于是,企业往往采用 ERP 系统按需管理药品的库存量,并保证药品生产满足当前及预期的需求。而且,采用 ERP 系统进行准确的预测和计划可以使库存量更加精确,从而提高生产效率,减少浪费。对于制药企业来说,遵从行业管理条例,同时满足组织内部的业务需求具有同样重要的意义。

遵守行业管理条例与质量保证

对于制药企业,遵守行业管理条例在很大程度上左右着 ERP 系统的运行功能和能力。目前,ERP 技术采用电子签字模块和记录功能维护业务流程的电子文档,保证遵从行业标准。特别是,ERP 技术可以完成并记录所有生产授权,维护管理库存记录并详细记录企业内部的基础管理工作,如设备保养。

通过这样的方法,ERP 系统可以保证组织的作业流程达到最高质量标准,树立企业的品牌形象。更重要的是,能够减少人为错误的发生。对于一个简单疏忽即可以给组织造成严重后果的行业来说,在企业内部监督贯彻高水平的质量管理是十分必要的。ERP 解决方案可以对业务流程实现全面管理,减少企业内部人工作业,从而达到最理想的运营效果。ERP 系统可以执行即定的运营规则,记录相关数据并保证最佳实践,因此能在满足行业条例规定的同时,降低企业的运营风险,提高工作效率。

应用案例

Magnafarma 公司是荷兰第二大常用药品制造商。公司成立于1987年,是Brocacef 控股公司的下属企业,年产各类药品10亿多片,并生产及其他针剂、浆、膏类药品数百吨,现有员工250人。

Magnafarma 公司主要依靠 ERP 技术经济有效地维护组织的运营。通过SSA Global系统软件联合全球科技有限公司的 BPCS ERP 产品,Magnafarma 显著提高了客户服务和业务流程的管理水平。采用 ERP 系统,特别是 BPCS 产品,公司在系统开通后半年内节省成本达 300万欧元。此外,Magnafarma 现在采用 BPCS 开发的在线界面为其85%以上的客户提供电子服务,最大限度地减少了订单错误,提高了客户的满意度。

1991年,Magnafarma 公司开始采用BPCS 作为 ERP 工具,使用的基本模块包括订单录入、成本核算、财务和电子签字等。公司的主要目的是提高各部门的整合水平,减少供应链中人工作业量,降低人为错误的风险。

自1996年以来,Magnafarma 已在供应链中将 ERP 技术的应用扩展到预测和电子采购业务。通过 ERP 系统预测不同物料和产品的需求,Magnafarma 还可以满足客户的需求,维护高水平的客户服务且不会造成库存积压。为了进一步树立良好的客户服务形象,Magnafarma 公司设计推出了在线订购工具,使客户可以在网上下单。

不过,企业最大受益还是 ERP集成功能对业务流程的无缝整合。这种无缝集成实现了相关业务流程处理的自动化,减少了人工作业和案头工作,缩短了业务处理时间,降低了成本和底线。同时,业务集成进一步提高了组织部门间的整合,形成一体化的运营环境。

“ERP 集成流程提高了企业部门之间的协同能力,形成更加无缝化的工作环境,”Magnafarma公司EDP 经理Dirk Hoogers 解释道。“通过部署可靠的集成式 ERP 系统,我们现在将预测和进度安排与库存管理相结合,库存量明显下降,从而使采购工作更加准确。部门之间实现协同后,可以对特定批次生产进行预测,以电子采购为例,我们可以根据批次和订单的需要核实库存量。所有部门在一个自动化体系中运营,大大缩短了我们业务流程的处理时间、显著降低了运营成本。系统投入运行后的前六个月,我们的运营成本节省了300万欧元。”

除节省成本外,ERP 系统有效保证遵从行业机构规定条例的能力也为 Magnafarma 创造了巨大的价值。“采用 IT 系统处理大部分严格监管的业务流程,我们作业记录的备案管理实现了自动化,生产审批通过电子方式完成。更重要的是,这种技术使我们可以对每一项生产措施和业务流程进行跟踪,切实遵守医药行业的管理制度,”Hoogers说。“由于为遵从行业管理条例提供了可靠的技术保障,我们已计划在目前运行的 BPCS系统中配置 SSA 公司先进的实验室管理模块。”

结论

显然,ERP 技术在制药业中发挥着特殊的重要作用,并已根据这一领域的发展趋势加以完善。不管人们就行业管理条例的要求、业内购并与重组或满足相关利益各方的新需求,究竟哪个因素最重要是否达成共识,ERP 解决方案的多样化,以及针对特定行业配置开发最佳工具的能力,已在制药业中得到充分体现。对于最大限度提高制药企业管理业务流程的工作效率,降低运营成本来说,ERP 技术是一种可靠且经济有效的工具。今天,全球制药企业正广泛采用ERP 解决方案降低人力成本,减少书面工作,缩短业务流程的处理时间,进而提高成本节约的底线。同时,ERP 供应商还针对行业特定要求设计开发了各种专用解决方案。事实证明,ERP 系统已成为保证企业运营遵从行业标准的必备工具。考虑到目前制药业实行大量强制执行的条例规定,投资 ERP 系统对于投身这一领域的企业具有非常重要的意义。

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SSA Global是为全球制造业、消费类产品和服务业企业提供企业级解决方案的领先供应商。SSA Global企业资源计划(ERP)平台可轻松地与各种战略业务应用集成,提供电子商务、商务智能、客户关系管理(CRM)和供应链管理(SCM)等解决方案。SSA Global一贯奉行的战略是,提供实用可靠的企业管理软件解决方案,使客户快速取得投资回报,推动客户业务的发展。自2001年4月以来,SSA Global 为了确保客户通过现有系统提高业务价值的运营目标,先后购并了七家企业软件企业。目前,SSA Global在90多个国家拥有16500多个客户,在全球设有121家办事机构,已成为中型市场企业扩展 ERP 解决方案的主导供应商,并且是排名第一的制造业解决方案供应商。 公司年收入的15%优先投入新的解决方案和提升现有产品功能的业务,公司1200多名技术人员专门从事研发工作。

SSA Global大中国区包括中国大陆、香港和台湾地区,通过四个设在本地的办事处及台湾的免费客户服务热线为客户提供支持服务。区域总部设在香港,其它办事处分别位于上海、广州和北京。

SSA Global中国于1989年创建,并于2003年9月相应更名为SSA全球科技(中国)有限公司(SSA Global)。北京办事处于1989年成立,并于1993年注册为公司。上海办事处的创建时间为1994年,随后于1998年开设广州办事处。

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