IT技术让供应商管理更加简单


作者:Kathrin Kornfeld 日期:2017/09/18 来源:PROCESS《流程工业》

在Merck公司位于德国达姆施达特市的工厂中,上午8点15分,值班工长Schmidt先生发现一台关键设备出现故障,要求合同承包商派人来排除故障。此时,他可以完全相信维修承包商具备相关资质、非常熟悉现场的情况并受过良好的技术培训。他不必耗费时间寻找合适的设备维修服务商,也不必亲自检查所选服务商的资质和培训证书,所有这些工作都可以自动地在一个事先存储了这家维修技术服务公司所有数据和信息的中央平台上完成。Merck公司是一家在医疗保健、生命科学和高性能材料等领域技术领先的科技公司,位于达姆施达特市的集团总部也是其最大的科研和生产基地。在大约160个足球场大小的厂区内,除了9 500名左右的Merck公司员工外还有许多第三方供应商企业的数千名员工。在技术承包部与集团采购部的密切配合下,两大部门负责寻找和确定从事设备维护保养和维修的专业公司。

“我们的技术承包部与采购部一起保证了只聘用有资质并且能够满足我们的技术保障需求的第三方公司,来负责我们的维护保养和设备修理工作。”Mercck公司负责精益管理的负责人Udo Vogler先生介绍说。

利用合适的IT系统管理供应商

第三方公司的管理是非常复杂的,需要与许多管理工作相互交织在一起。Merck公司的第三方公司管理是一项对数千家技术供应商的管理工作,而且是在一个生产基地对如此多的第三方成员进行管理。Merck公司的第三方管理已经发展了许多年,管理方法也已经非常成熟。美中不足的是,随着第三方管理工作的发展,企业也引进了许多平行的IT管理系统,因此提高管理效率,实现管理方法的统一是企业追求的目标。

三年前,Merck公司发现Pool4Tool公司是一个理想的合作伙伴。该公司同名的Pool4Tool软件服务解决方案,即Saas解决方案,有着很大的覆盖面和灵活性。其“一揽子供应商合作平台”包含了大量的软件模块,可以在40个业务领域中完成供应商管理、采购和质量管理等方面的工作。而对于Pool4Tool公司来说,这一软件平台在第三方供应商管理中的应用则是一个全新的应用领域。“通常情况下,这一软件平台是在采购经理或者供应链管理这类综合性项目中使用的。‘第三方供应商管理’这一新的应用领域证实了我们的解决方案有着非常广泛的应用范围,是一款非常灵活的软件工具。” Pool4Tool公司首席运营官Michael Rösch先生说道。

Merck公司为技术供应商企业制定了有约束力的工作标准,这些工作标准的贯彻落实情况由技术承包部与集团公司采购部负责检查。除了供应商企业必须遵守的特定工作标准之外,为确认第三方公司是否称职,还要对它的执行过程进行检验和评估。若供应商违反了某一规定则必须被罚分,扣除保存在安全数据库中的分数。例如,当没有安装所需的防护装置时就要罚分。“因此,人就是最大的安全风险。” Vogler先生说。

仅在达姆施达特市为Merck公司提供服务的第三方企业就多达数千家,其中大多数是负责信息管理和加工性劳务的技术公司。现在,Pool4Tool软件平台承担了这些供应商的管理工作。例如,这一软件平台把供应商分在不同的产品组内,没有被纳入产品组的供应商会被禁止服务。Merck公司的员工可以简单地通过指示灯的颜色了解某供应商企业的基本状况,绿色表示“已确认”、红色表示“已禁用”而黄色则表示尚需审核、缺少所需的资料或者必须完成评审工作。一旦某供应商企业变成了“绿灯”,则采购主管就会将它归到某个产品组中去。“这一系统帮助我们更好地控制了供应商的数量,持续性地提高了服务质量。”Vogler先生满意地说道。

Pool4Tool软件平台很高的可用性方便了数据输入者输入数据,也方便了数据使用者准确地查找到正确的信息,从而使Merck公司的内部用户受益匪浅,包括合同管理人员、采购人员、工厂保卫人员和供应商。新的供应商企业也可以方便地利用网上申请的方式填写Merck公司的登记表格,申请成为Merck公司的供应商。Pool4Tool软件系统的应用软件会自动地对申请进行复查。Merck公司省去了供应商数据的维护保养工作量,因为系统中的更新数据都由每家供应商填写。当一家供应商缺少某个重要的认证证书时,他将无法获得新的供货合同,直到他出具了相关认证资料为止。另外,Merck公司也希望通过这一系统简单的申请和登记方法,来吸引更多的供应商企业,持续改善企业的供应链。利用Pool4Tool平台,供应商企业以及Merck公司的员工都可以提出改进工作流程、提高安全水平或优化招标文件的建议。Merck公司也可以不断地改进优化公司的工作流程。

集中地提供数据、评估分析数据

借助于集中管理的软件平台,供应商企业的信息可以在整个企业范围内供Merck公司的内部用户使用。自动提醒功能保证了系统能够更好地管理数据,因为每次升级后系统都会自动通知用户去采取必要的措施,供应商企业的数据管理也由系统自动完成。

Pool4Tool软件平台的数据输入方式也减轻了供应商质量评估和检验的工作。

“今天,利用Merck公司设计的专用模板和评估方式可以在平均1 min的时间内完成供应商企业的评估。平台用户已经习惯了这样的快速评估,他们已无法接受每个月多达10次在新系统中输入供应商等级评估资料的工作量了。” Vogler先生说道。Merck公司成熟的供应商评估系统能够1:1地把原有信息显示在新的应用程序之中,对大约150家公司的复审几乎没有发现差异。“不同用户组的评估数据都是结构化的数据报告。”Vogler先生说道。根据这些分析评估数据,软件系统将自动地赋予识别号码,并通过软件系统供Merck公司的职工和供应商使用。

“我们的一项主要任务就是,保证只与我们信任的供应商合作。出于成本费用的原因,我们不可能经常关注到所有的供应商。”Vogler先生强调了供应商强制性审计时所遇到的困难。为了客观地选出被审计的供应商企业,Merck公司使用了供应商企业自主登录使用的抽样模块,抽样模块的评估结果会对供应商接受审计的概率和重新审计的时间产生影响。在新系统中集成了Merck公司自主研发的抽样模块后,整个系统的功能和效率都有了大幅度的提高。抽样模块和有着可追溯性的登录日志和数据库是Pool4Tool软件平台的新进展方向。

Merck公司没有在Pool4Tool平台中引进新的程序,但利用新系统管理供应商是Merck公司第三方管理中的一个巨大进步,因为Merck公司利用这一系统能够完成直至劳务结算的所有第三方业务。这一平台管理着近400个用户和数千家供应商,今天像Merck公司的Pool4Tool软件系统这样的集成应用供应商系统包含了所有重要的第三方管理项目,即第三方公司注册、管理、控制、数据维护、评估、抽样系统和安全数据库。Merck公司认为,这一系统为扩大企业间合作提供了良好的空间。